Подпишитесь и выиграйте!
20

внешних дисков и аккумуляторов

Нас читают

Автоматизация исключает злоупотребления

 01.05.2018    № 2 • 2018    21602
Автоматизация исключает злоупотребления

Олег Иванович ЯКОВЛЕВ, начальник Государственного казенного учреждения города Москвы Центр финансового обеспечения Департамента образования города Москвы

В статье представлен практический опыт Департамента образования города Москвы по организации внутреннего финансового контроля (ВФК).

С недавнего времени Департамент образования города Москвы (далее — Департамент, ДОгМ) перешел на несколько иной формат деятельности и занимается только определением и проведением политики в курируемой сфере, а вся техническая работа, связанная с финансовым планированием, финансированием подведомственных учреждений и расчетами по оплате труда, а также ведение бюджетного учета и составление сводной отчетности (бухгалтерской и статистической) переданы отдельному юридическому лицу — Государственному казенному учреждению города Москвы Центру финансового обеспечения Департамента образования города Москвы (ЦФО). В связи с этим Правительство Москвы поставило перед нами жесткую задачу: наладить четкий, грамотный и эффективный внутренний финансовый контроль.

Задачи ЦФО

Деятельность ЦФО осуществляется по следующим направлениям:

  • сопровождение деятельности Департамента по финансовому обеспечению подведомственных ему государственных образовательных организаций и иных государственных казенных учреждений (полномочия ГРБС);
  • ведение бюджетного (бухгалтерского) учета и составление отчетности в государственных образовательных учреждениях, подведомственных Департаменту;
  • ведение расчетов по оплате труда работников государственных образовательных учреждений, подведомственных Департаменту.

В 2018 году Департамент образования города Москвы получил из бюджета столицы 266,5 миллиарда рублей. Это колоссальный объем средств, за использованием которых необходим строгий контроль.

Основными направлениями ВФК, осуществляемого ЦФО, являются:

Контроль соблюдения внутренних бюджетных процедур Департамента (осуществляемый в качестве ГРБС, администратора доходов бюджета и получателя бюджетных средств).

Контроль ведения бюджетного (бухгалтерского) учета 58 учреждений, который ЦФО осуществляет в качестве помощи в организации эффективной финансово-экономической деятельности. Среди этих учреждений 16 казенных — кадетских и коррекционных школ. Все функции по их бухгалтерскому сопровождению переданы ЦФО для того, чтобы высвободить денежные средства, которые приходят в школу по нормативу на содержание и оказание услуг детям, требующим специального обучения.

Кроме того, некоторым школам города, в которых Служба финансового контроля Департамента в рамках проведения контроля учредителя систематически выявляет различные нарушения, требуется финансовое оздоровление, в том числе кадровая перестановка. На период «лечения» школы передаются на бухгалтерское обслуживание в ЦФО. Центр налаживает работу в этих учреждениях, в течение года ведет учет, после чего они отпускаются в свободное плавание и обеспечивают самостоятельное ведение бухгалтерского учета. Также ЦФО составляет и предоставляет в финансовый орган столицы сводную бухгалтерскую и статистическую отчетности всей системы Департамента образования города Москвы.

Контроль оплаты труда работников системы образования города Москвы, так как все государственные школы столицы переданы в ЦФО для ведения централизованных расчетов оплаты труда. Это включает в себя начисление заработной платы, формирование электронных реестров, платежных поручений, всей отчетности по заработной плате, налогам и отчислениям во внебюджетные фонды. ЦФО обеспечивает расчеты заработной платы по 173,3 тысячи лицевых счетов.

По алгоритму

Чтобы организовать такой объемный контроль, по согласованию с Правительством Москвы и руководителем Департамента в ЦФО сформировано независимое подразделение-координатор внутреннего финансового контроля — Отдел внутреннего контроля (рисунок 1).

76_3.png

На разработку алгоритма организации внутреннего финансового контроля ЦФО (рисунок 2) потребовалось два месяца. В дальнейшем проводились мероприятия по его совершенствованию.

76_4.png

В настоящее время сотруднику, проводящему внутренний контроль, не нужно ничего изобретать, все его шаги определены локальными нормативными актами ЦФО.

Основным направлением контроля за соблюдением внутренних бюджетных процедур является оценка правильности и полнота расчета финансового обеспечения субсидий на выполнение государственных заданий. Контроль осуществляется с использованием общегородских автоматизированных систем. К сожалению, полностью избавиться от ручного труда пока не удалось. Он сохранился в процедуре внесения в автоматизированную систему управления городскими финансами данных по детям с ограниченными возможностями здоровья (ОВЗ). Поскольку наличие человеческого участия ведет к риску появления ошибок, то этот процесс мы контролируем отдельно.

Еще одним направлением внутреннего финансового контроля за соблюдением бюджетных процедур является контроль за обоснованностью выделения денежных средств в виде целевых субсидий. Для этого в Департаменте определен порядок, в рамках которого учредитель осуществляет контроль через:

ГКУ Служба финансового контроля ДОгМ, которое проверяет потребность школ на предмет соответствия объемов и расчетов;

ГКУ Дирекция по обеспечению деятельности государственных учреждений ДОгМ, которое проверяет наличие у школы необходимости в тех или иных расходах (например, на текущий ремонт);

сотрудника Департамента — инспектора административного округа, который подтверждает педагогическую обоснованность тех или иных расходов. Например, школа просит о целевой субсидии на приобретение оборудования для медицинского класса. По документам все правильно: расценки корректны, место, куда установить оборудование, имеется. Но инспектор округа считает, что эти расходы нецелесообразны, так как в школе отсутствуют образовательные программы и занятия, связанные с таким направлением, как медицина, а учащиеся не планируют в дальнейшем получать медицинское образование.

Чем меньше участия человека, тем лучше

Что касается контроля за ведением бухгалтерского учета, то его эффективность достигается за счет стандартизации и автоматизации учета операций. В 2014 году на уровне города была внедрена универсальная автоматизированная информационная система «Бюджетный учет» (далее — УАИС, автоматизированная система), в которой работают все городские учреждения, подведомственные департаментам образования, культуры и еще ряду органов исполнительной власти города Москвы. Вся информация хранится на серверах Департамента информационных технологий города Москвы с постоянным резервным копированием. И теперь от ошибок, связанных с человеческим фактором, мы фактически застрахованы.

В 2012 году численность работников в учреждениях, подведомственных Департаменту, которые занимались сводной годовой бухгалтерской отчетностью, составляла 152 человека. На эту работу уходило 60 календарных дней. Но в результате по итогам деятельности за год Департамент образования неизменно был в тройке худших среди органов исполнительной власти города Москвы. Сегодня численность работников, занимающихся сводной бухгалтерской отчетностью, 20 человек, сроки ее формирования снизились до 15 календарных дней. А в результате на протяжении последних трех лет Департамент образования как орган исполнительной власти всегда в первой тройке.

Внедрение информационных технологий позволяет сократить сроки выполнения задач и не допустить нарушений, связанных со злоупотреблениями со стороны работников (рисунок 3). Благодаря автоматизированной системе мы по каждой школе в режиме реального времени видим, имеется ли у нее просроченная дебиторская или кредиторская задолженность. При проведении централизованных закупок система автоматически напоминает заказчику о сроке оплаты контрактов.

76_5.png

Принципы стандартизации и унификации применяются нами и для повышения эффективности контроля в области начисления заработной платы. Поначалу в УАИС «Бюджетный учет» были введены только перечень должностей, перечень видов выплат и автоматический расчет заработной платы. Но затем на практике мы столкнулись с ошибками, связанными с человеческим фактором. Поэтому потребовалась дальнейшая унификация наименований должностей и выплат. С февраля 2018 года начали внедрять двухступенчатую систему контроля, в которой расчетом занимаются одни сотрудники, а загрузкой данных в систему «клиент-банк», проверкой и подписанием документов — специальное структурное подразделение, на работников которого от имени учреждения оформляются вторые подписи. После загрузки платежных документов в автоматизированную систему управления городскими финансами и их подписания на электронную почту работника поступает уведомление об этом. Система проста, все процессы настроены автоматически.

Важно

ЦФО строго контролирует соблюдение сроков доведения бюджетных денежных средств до школ. Для этого в ДОгМ внедрена следующая практика: в соглашениях на финансирование четко оговаривается, что средства на очередной месяц перечисляются до первого числа того месяца, на который они предусмотрены.

Разумные траты

В 2012 году в бухгалтериях системы образования города Москвы работало 1,5 тысячи работников. Сегодня в штате ЦФО 450 человек. Такое снижение численности дало экономию в сумме 920 миллионов рублей в год. Указанные денежные средства остались в школах и пошли на выплату заработной платы педагогических коллективов. Такая эффективность достигнута благодаря внедрению городских автоматизированных систем и программ АСУ ГФ (Автоматизированная система управления общественными финансами), УАИС БУ (Универсальная автоматизированная система бюджетного учета), ИАС МКР (Информационно-аналитическая система мониторинга комплексного развития города Москвы) и других. На их разработку было потрачено более 900 миллионов рублей. Средства немалые, но они были израсходованы однократно, а экономия образуется ежегодно.

Бухгалтерский учет стал проще

В 2013 году, когда в системе образования только началось внедрение облачной бухгалтерии, было подсчитано, сколько операций необходимо произвести, чтобы провести авансовый отчет командировки и сделать платеж на перечисление. За одну операцию был принят один клик (открыть, выбрать, сохранить, проверить, подтвердить...) либо набор одного знака текста. В итоге выяснилось: чтобы провести авансовый отчет, требуется 123 операции, сделать платеж — 108 операций. Сегодня этих операций стало в десять раз меньше.