Риски электронного документооборота

Риски электронного документооборота

 26.08.2019    № 3 • 2019    742
Риски электронного документооборота

Широкое применение электронного документооборота наряду с несомненными преимуществами имеет и определенные недостатки. Наиболее существенный недостаток — электронный документооборот может способствовать появлению новых способов незаконного обогащения.

Сергей Анатольевич ПАУТОВ, начальник Контрольно-ревизионной инспекции Владимирской области

Еще 5–10 лет назад попытки прямого завладения денежными средствами организации, например из ее кассы, расчетного или лицевого счета, были довольно редки, поскольку они оперативно выявлялись и пресекались. В настоящее время обилие таких случаев не может не настораживать. Так, например, УМВД России по Рязанской области сообщает о факте незаконного завладения денежными средствами организации в сумме 2,6 миллиона рублей. Виновное лицо — бухгалтер, которая совершила хищение. Она присваивала часть заработной платы сотрудников организации. Каким образом? Бухгалтер, используя доступ к электронным подписям и системе «Клиент-Банк», в течение пяти лет переводила часть причитающихся сотрудникам организации денежных средств на подконтрольные ей счета. Нередко аналогичные факты незаконного завладения денежными средствами фиксируются и в организациях государственного сектора экономики.

Документов стало больше

Рассмотрим некоторые риски, возникающие при использовании безналичного способа расчетов по оплате труда, характерные для государственного или муниципального учреждения. Для этого сравним содержание проводимых хозяйственных операций и первичных документов, их фиксирующих, при различных формах организации выплаты заработной платы. При традиционном документообороте с расчетом наличными денежными средствами перечень необходимых для этого документов ограничен расчетной и платежной ведомостями или одной расчетно-платежной, а факт получения денежных средств подтверждается росписью получателя.

Технология

Перечисление денежных средств с лицевого счета, открытого в казначействе, на счет в банке при безбумажном документообороте осуществляется через систему удаленного финансового документооборота (СУФД) с применением электронных подписей. При направлении перечня получателей денежных средств, которое является следующим шагом, используются предоставляемый банком специальный программный продукт и электронные подписи, отличные от тех, что применяются при работе в СУФД.

Очевидно, что расчеты с применением зарплатных банковских карт и электронного документооборота требуют больше документов. Сохраняется необходимость в расчетной ведомости. Для перечисления денежных средств с лицевого счета учреждения на расчетный счет в банке необходимо сформировать и подписать платежное поручение, кроме того, нужно направить в банк перечень получателей с указанием сумм, подлежащих зачислению на счет каждого из них. Таким образом, функции одного-двух традиционных бумажных документов при безналичных расчетах и безбумажном документообороте выполняют три-четыре электронных.

Нет заслона от злоупотреблений

Формально подписание такого рода документов отнесено к полномочиям руководителя и главного бухгалтера организации, но трудозатраты, необходимые для подписания электронного документа, многократно превышают существовавшие при бумажном документообороте. Причиной такого положения являются как проблемы с наличием устойчивой связи, так и несовершенство организации электронного документооборота, требующего для ознакомления и подписания одного документа совершения множества переходов из одной опции в другую. Руководители и главные бухгалтеры учреждений, как правило, имеют достаточно высокую загрузку и, соответственно, существенную мотивацию для экономного расходования своего рабочего времени. Поэтому техническое подписание необходимых документов своей электронной подписью руководители обычно перепоручают сотруднику более низкого уровня. Иногда для этого создаются бумажные суррогаты электронных документов. В результате такой «оптимизации» руководитель и главный бухгалтер формально подписанные ими документы не видят и две важнейшие операции, а именно перечисление денежных средств с лицевого счета, открытого в казначействе, на счет в банке и направление перечня получателей денежных средств в банк, осуществляются после подписания документов ненадлежащими лицами. Подобное положение создает предпосылки для различных злоупотреблений.

Например

Заведующая сектором бухгалтерского учета государственного казенного учреждения Владимирской области, пользуясь наличием у нее всех необходимых электронных подписей, в течение года регулярно зачисляла на свой счет суммы не положенных ей выплат, причинив учреждению ущерб в размере 265,7 тысячи рублей.

При бумажном документообороте существует естественный заслон от гипотетических злоупотреблений, поскольку руководитель и главный бухгалтер в удобное для них время и с минимальными трудозатратами могут осуществить контроль добросовестности исполнения своими подчиненными их функций. При безбумажном документообороте сделать это гораздо сложнее. Расчетно-платежная ведомость как единый документ существовать перестала, что повлекло необходимость сопоставления расчетной ведомости с перечнем получателей, отправленным в банк. Перечень получателей сам по себе является только поручением банку исполнить определенную процедуру, направленную на зачисление указанных в нем сумм на счета сотрудников, и не является документом, свидетельствующим об исполнении этого поручения. Подтверждением такого исполнения на практике является соответствующая отметка банка.

Таким образом, руководителю и главному бухгалтеру для контрольных функций необходимо сопоставить расчетную ведомость с документом, исполненным банком. Сделать же это практически невозможно, поскольку исполненный банком документ в учреждении просто отсутствует. Он существует только в базе данных кредитного учреждения, и для ознакомления с ним требуется специальное программное обеспечение. Да и оно позволяет только ознакомиться с его содержимым и распечатать бумажную копию, не являющуюся надлежащим документом. При проведении мероприятий внутреннего государственного финансового контроля вскрытие возможных несоответствий еще более затруднительно, поскольку ревизор не обладает правами, необходимыми для доступа к первичным документам в электронной форме. Документы находятся в базе данных банка, защищенной статьей 26 Федерального закона от 2 декабря 1990 года № 395-1 «О банках и банковской деятельности».

Нормы закона

Электронная подпись в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63?ФЗ «Об электронной подписи» представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Как считает законодательство?

Попробуем разобраться в этой неоднозначной ситуации с точки зрения существующего законодательства. Отношения в сфере бухгалтерского учета регулируются Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете», иными правовыми актами. В соответствии с частью 1 статьи 9 указанного закона каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются в числе прочего подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пункты 6 и 7 части 2). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (часть 5).

В соответствии со статьей 29 этого же закона первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, а также средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Электронная подпись в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63?ФЗ «Об электронной подписи» представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Таким образом, с точки зрения действующего законодательства при безналичных расчетах с применением зарплатных банковских карт в учреждении должны иметься первичные документы, подтверждающие перечисление банку денежных средств, направление ему перечня их получателей и сумм, причитающихся каждому из них, и подтверждение банком исполнения этого поручения. При этом указанные документы должны отвечать следующим требованиям:

  • иметь необходимые реквизиты и подписи (собственноручные или электронные);
  • храниться у экономического субъекта, то есть в той организации, которая осуществляет платежную операцию, при этом в случае принятия к учету первичного документа в электронной форме в этой же организации должны иметься средства, обеспечивающие его воспроизведение.

Отсутствие в учреждении указанных выше документов прямо противоречит нормам действующего законодательства и образует объективную сторону правонарушения, предусмотренного статьями 15.11 или 15.15.6 КоАП РФ.

Что делать?

Итак, мы видим признаки системной проблемы. Решение ее, по нашему мнению, возможно путем одновременного принятия мер по двум направлениям, а именно совершенствованию применяемых технических решений и совершенствованию правового регулирования этой сферы электронного документооборота.

По первому направлению представляется целесообразным обеспечить:

1 Надлежащую идентификацию пользователей электронных ресурсов для исключения технической возможности использования электронной подписи ненадлежащими лицами.

2 Сокращение трудозатрат пользователя, необходимых для ознакомления с электронным документом и его подписанием. Это возможно, например, путем создания более дружественного интерфейса, отображающего необходимый документ в форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм.

3 Возможность пользования одной цифровой подписи при работе в различных информационных системах и, как следствие, исключение необходимости иметь одному лицу несколько цифровых подписей выданных различными удостоверяющими центрами.

По второму направлению, то есть в целях совершенствования правовой базы, необходимо внести изменения в правовые акты, регулирующие отношения в сфере бухгалтерского учета и отражающие связанные с внедрением цифровых технологий процессы. Например, на наш взгляд, необходимо обеспечить возможность признания документов, имеющих QR-код, первичными. В данном случае речь идет о QR-коде, который содержит информацию, предусмотренную частью 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Кроме того, следует установить меры административной ответственности за непредставление надлежащих первичных документов в случаях, когда это является обязательным. Например, такие меры могли бы быть применены к банкам за использование систем расчетов, не обеспечивающих получение их клиентами необходимых первичных документов.