Управление развитием процесса контрольной деятельности
Главное контрольное управление Московской области проводит большую работу по управлению развитием производственного процесса. О применении конвейерной технологии, внедрении технологических карт и результатах проведенной работы рассказывает первый заместитель начальника Мособлконтроля Олег Григорьевич Дьяченко.
В статье я расскажу об опыте Главного контрольного управления Московской области в организации работы по управлению развитием производственного процесса применительно к государственному управлению, а именно, контрольной деятельности в сфере закупок и бюджетно-финансовой сфере. Безусловно, мы не претендуем на исключительность нашего опыта, сами находимся на этапе активной его наработки, но полагаем, что некоторые подходы являются универсальными и могут быть полезными нашим коллегам.
Также отмечу, что в статье не поднимаю вопросы миссии, целеполагания и стратегии, которые могут самым радикальным образом повлиять на выполняемые производственные задачи, изменить их характер (например, уделить больше внимание предварительному контролю и др.). Речь пойдет именно о существующих производственных процессах и их развитии.
Разработка ТК
Прежде всего отмечу, что наши подходы к развитию производственного процесса основаны на аналогиях и заимствованиях из промышленного производственного процесса. В основной массе производственный процесс промышленных предприятий является технологией конвейера. Конвейерная технология характеризуется разделением производства на отдельные технологические процессы, увязанные в единую технологическую цепочку. Благодаря этому конвейерное производство обеспечило радикальное повышение производительности труда.
Технологические карты (далее — ТК) — это ключевой инструмент для организации технологического процесса. Исходя из опыта Мособлконтроля могу сказать, что начало разговоров о внедрении ТК навевает грусть и тоску на сотрудников, которые воспринимают их как формальность и лишнюю нагрузку. Один из самых используемых аргументов — все и так описано в регламентах, положениях, нормативных правовых актах и т. д. Поэтому важно, не только предложить, но и создать условия, которые смогли бы сделать работу с ТК как удобной, так и являющейся неотъемлемой частью нашего производственного процесса. Последнее обязательно для получения необходимого результата.
С разработки ТК начинается важный этап, который называется «стабилизация производственного процесса» — переход от хаотичного состояния, так называемого черного ящика, к управляемому и прозрачному. При этом повторю всем известную истину: хаос развивать нельзя. Поэтому к развитию правильно приступать только после стабилизации производственного процесса.
Польза для нового сотрудника
Большинству читателей знаком такой пример. Новый сотрудник в первый день выхода на работу получает обязательные инструктажи, знакомится с большим количеством нормативных правовых актов, положений, регламентов. Однако от такого интенсива остаются лишь самые общие представления о том, чем необходимо заниматься. Эффект очень незначительный. При использовании ТК вхождение в производственный процесс нового сотрудника идет быстрее. ТК позволяет ему практически сразу же приступить к выполнению производственных задач по четко заданному технологическому процессу. Карта формирует понимание выполняемых операций; используемых ресурсов (в том числе информационных); знание об участниках взаимодействия, временных затратах, требованиях к операциям, закрепленным в конкретных положениях нормативных правовых актов (тоже включены в ТК). То есть вся необходимая информация объединена на основе технологического процесса и носит сугубо практический характер. Можно сказать, что, имея ТК, можно сразу приступать, пусть медленно, но верно, к выполнению должностных обязанностей.
Развитие государственного управления идет под разными лозунгами — интенсификации, оптимизации, рационализации, автоматизации, трансформации и т. д. После каждой из таких инициатив начинается активная работа: готовятся проекты, презентации, составляются дорожные карты, озвучиваются результаты. Но если смотреть в суть этих инициатив, то они сводятся к банальному призыву «давайте работать лучше». И здесь важно быть предельно конкретным по отношению к тому, что же мы хотим сделать лучше. Для этого вновь проведем аналогию с процессом промышленного производства, которое характеризуется такими показателями, как объем выпускаемой продукции, качество, затраты (человеческие, материальные, финансовые). Основная часть этих показателей есть в нашей ТК. Это ключевой момент, поскольку любая инициатива по развитию должна воплощаться в конкретные показатели производственного процесса, которые собраны в ТК.
Наш подход заключается в следующем: любая идея развития госуправления не должна быть ради «идеи в облаках». Каждая идея должна касаться показателей производственного процесса. Поэтому мало предложить «давайте сделаем это», важно показать, как новация изменит производственный процесс и его показатели. Это ключевой момент.
Внешние и внутренние технологические процессы
Для примера более подробно остановлюсь на задачах в сфере госзакупок.
Внешний технологический процесс — это процесс выполнения производственных задач заказчиками, приемочными комиссиями, включающий в себя:
— планирование закупок;
— подготовку технического задания (описание объекта закупки);
— определение и обоснование Н(М)ЦК;
— подготовку проекта контракта;
— подготовку извещения и его размещение в ЕИС;
— проведение процедуры определения поставщика;
— заключение контракта;
— исполнение контракта (поставка, приемка, оплата, неустойка, изменение условий контракта).
Таким образом, мы имеем восемь основных технологических процессов. Нельзя забывать про задачи бухгалтерского учета в рамках контрактной системы, а также бюджетного учета.
Общее количество заказчиков, работающих в правовом поле Закона №
Внутренние технологические процессы (применительно к контрольной деятельности) — это процессы выполнения производственных задач контрольным органом. Основные функциональные:
— планирование проверок;
— проведение плановых, внеплановых проверок;
— рассмотрение жалоб; согласование заключения контракта с единственным поставщиком в установленных случаях; рассмотрение уведомлений о заключении контрактов с единственным поставщиком по пунктам 6 и 9
Отдельно отмечу задачи предварительного контроля, выполняемые Мособлконтролем: проверка Н(М)ЦК в рамках работы межведомственной и рабочей групп, на которых мы осуществляем предварительную проверку порядка двух тысяч закупок в год по наиболее финансово емким и особо значимым закупкам государственных и муниципальных заказчиков, в отдельных случаях проверки правомерности изменения цены контрактов. Помимо контроля в сфере закупок, Мособлконтроль выполняет задачи по контролю в бюджетно-финансовой сфере, административному производству, а также обеспечивающие задачи — правовое сопровождение, задачи финансового и кадрового блоков, делопроизводства, МТО (включая закупки) и некоторые другие. При этом необходимо отметить, что, помимо контрольных, мы выполняем методические задачи по координации контрольной деятельности в сфере закупок и бюджетно-финансовой сфере во всем регионе. Имеется в виду деятельность контрольных органов в сфере закупок, ОМСУ, органов ведомственного контроля в сфере закупок ГРБС, органов внутреннего финансового контроля и аудита ЦИО (центральных исполнительных органов региона). Также мы активно осуществляем цифровизацию внешних технологических процессов, о чем пойдет речь дальше.
В сравнении с внешними технологическими процессами на внутренние процессы затрачивается значительно меньше ресурсов. Этот факт в подавляющем большинстве случаев является ключевым для определения приоритетных направлений для развития. Поскольку ресурсов на развитие всех наших предложений недостаточно, то на первое место мы для себя ставим задачи развития внешних процессов.
Доступ ограничен
Материал опубликован в сокращенном виде. Прочитать публикацию целиком вы можете, подписавшись на журнал «Финконтроль»