Внутренний финансовый контроль должен быть в каждом бюджетном учреждении. Образец 2019 года нужен, чтобы проверять операции, которые влияют на финансовое положение, финансовый результат или движение денежных средств.
Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении — образец на 2019 год
Инструкцией по применению Единого плана счетов (утверждена приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н ) предусмотрено, что порядок организации и осуществления внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть утвержден локальным актом (разработано соответствующее положение о нем). Однако в нормативных документах этому вопросу почти не уделено внимания, поэтому учреждению нужно самостоятельно решить, как разработать такой документ и что в нем должно содержаться.
Создайте организационно-штатную структуру системы контроля, чтобы все сотрудники учреждения участвовали при внутренних проверках. Например, введите штатную единицу ревизора, внутреннего аудитора, перераспределите контрольные функции, создайте комиссию по проведению проверок или службу внутреннего контроля.
Также важно прописать, кому подчиняется новое подразделение, с какими службами взаимодействует. Остановимся подробнее на некоторых важных аспектах, которые должны быть включены в положение о службе внутреннего контроля.
Порядок внутреннего финансового контроля разработайте самостоятельно. Оформите его отдельным Положением о внутреннем контроле, приложением к учетной политике или как раздел единого ее текста. Если выбрали первый вариант, в тексте учетной политике дайте отсылку на утвержденное Положение.
Подсказка от Системы Главбух для коммерческих компаний
Организация обязана организовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Как именно это сделать, в законодательстве не разъясняется. На практике для этого обычно создают службу внутреннего контроля организации или назначают ответственного сотрудника. Функции и задачи пропишите в должностных инструкциях сотрудников, которые отвечают за внутренний контроль, и в Положении о внутреннем контроле.
Задачи и функции службы, которой поручен внутренний контроль в бюджетном учреждении
Основные задачи службы финансового контроля:
· обеспечение руководителя достоверной информацией и подготовка предложений по совершенствованию деятельности различных подразделений учреждения по результатам контроля;
· оперативные рекомендации органам управления по устранению выявляемых в процессе внутреннего аудита недостатков, контроль за их устранением.
Функции службы внутреннего финансового контроля можно сформулировать следующим образом:
· осуществление финансового контроля (ежеквартально и по итогам отчетного года) путем проведения соответствующих проверок по разработанным направлениям согласно ежегодно утверждаемому руководителем плану;
· проведение экспертизы заключаемых учреждением хозяйственных договоров на предмет их соответствия требованиям законодательства;
· оказание методической помощи работникам при ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности, консультирование по вопросам финансового, налогового, бухгалтерского и иного законодательства;
· оказание помощи руководству в разработке технических заданий, плана ФХД, смет доходов и расходов по предпринимательской и приносящей доход деятельности, оценке предложений внешних аудиторских организаций.
Права и обязанности
Служба внутриведомственного финансового контроля осуществляет внутренний контроль в бюджетном учреждении и имеет право:
· получать документы учреждения (приказы, распоряжения руководителя, решения органов управления, справки, расчеты, заверенные копии необходимых документов и другую документацию), устные и письменные объяснения от должностных и ответственных лиц учреждения по вопросам, возникающим в ходе осуществления внутреннего аудита;
· привлекать соответствующих специалистов подведомственных учреждений для оказания содействия в проведении финансового контроля.
Далее перечислим обязанности службы, которые следует закрепить в положении о службе внутреннего финансового контроля:
· соблюдать при осуществлении финансового контроля требования положения о службе внутреннего контроля в бюджетном учреждении и иных актов законодательства;
· составлять отчеты в соответствии с установленными требованиями;
· проверять достоверность показателей финансовой и статистической отчетности;
· соблюдать конфиденциальность информации, полученной при осуществлении финансового контроля;
· в случае обнаружения фактов, свидетельствующих о причинении учреждению убытков его должностными лицами и другими работниками, незамедлительно сообщать об этом руководителю учреждения и делать соответствующую запись в аудиторском отчете;
· участвовать в проведении инвентаризации активов и контроле за своевременностью ее осуществления в установленном законодательством порядке.
Полномочия специалистов службы
Как правило, контрольные функции возлагаются на аудиторов, финансовых контролеров. Квалификационные требования к профессиональной подготовке сотрудников службы финансового контроля, их права и обязанности регламентируются Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» или рядом других нормативных документов. Их полномочия также должны быть закреплены приказом (распоряжением) руководителя о создании службы либо отдельным положением о службе внутреннего контроля.
Внутренние контролеры могут проверять:
· выполнение плана финансово-хозяйственной деятельности и сметы доходов и расходов по предпринимательской и приносящей доход деятельности учреждения;
· выполнение госзадания на оказание государственных услуг;
· соблюдение принципов ведомственного управления;
· состояние бухгалтерского учета и отчетности;
· правильность исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;
· соблюдение законодательства при ведении финансово-хозяйственной деятельности;
· процедуры размещения заказов на поставку товаров, оказание услуг и выполнение работ для государственных нужд;
· состояние активов.
Руководителем службы финансового контроля могут быть определены иные направления проверок в соответствии с законодательством исходя из профиля подведомственного учреждения. При этом сотрудники данного отдела будут нести ответственность за:
· искажение результатов проведенных ими проверок;
· несоблюдение конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну учреждения, которая была предоставлена им или стала известна в связи с выполнением ими служебных обязательств;
· обеспечение сохранности и возврата полученных документов.
Служба финансового контроля отвечает за оценку принятых мер по устранению нарушений, обнаруженных в ходе проверок, и по повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности учреждений.
Основными условиями независимости службы финансового контроля являются назначение и освобождение руководителя этой службы и ее сотрудников от занимаемых должностей, установление им размеров заработной платы и других выплат по решению руководителя службы внутриведомственного финансового контроля. Следует предусмотреть, что данная служба подчиняется непосредственно руководителю учреждения.
Внутренний контроль в бюджетном учреждении — программа проверки
Ежегодно руководитель учреждения утверждает план проведения проверок. Его формирует и представляет служба финансового контроля. Непосредственно при направлении сотрудников на проверку утверждается специальная программа проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения. В ней нужно отразить важные ключевые моменты.
Подлежащие проверке сегменты
Программа проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения может включать рассмотрение:
· своевременности и целесообразности проведения процедур размещения заказов на поставку товаров, оказание услуг и выполнение работ для государственных нужд;
· рабочего плана счетов бухгалтерского учета учреждения;
· правил бухгалтерского учета и представления в бухгалтерской отчетности объектов учета, которые не установлены стандартами и инструкциями;
· порядка бухгалтерского учета, в случае когда нормативные акты допускают альтернативный порядок бухгалтерского учета, и формирования показателей отчетности;
· перечня дополнительных аналитических показателей об имуществе и обязательствах на забалансовых счетах;
· корреспонденции счетов бухгалтерского учета для отражения хозяйственных операций дополнительно к перечню, установленному инструкцией по бухгалтерскому учету;
· методики бухгалтерского учета отдельных объектов учета;
· форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.
Источники информации при проведении проверки
При проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения источниками информации могут быть:
· учредительные и иные документы, определяющие организационно-правовую форму проверяемого объекта, функции учреждения;
· государственные задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) за счет выделенных субсидий;
· протоколы конкурсных и аукционных комиссий, котировочные заявки и другие документы по размещению заказов на поставку товаров, оказание услуг и выполнение работ для государственных нужд;
· уведомления о выделенных денежных средствах, план финансово-хозяйственной деятельности, смета доходов и расходов по приносящей доход деятельности;
· регистры бухгалтерского учета учреждения, первичные и иные бухгалтерские, учетные и расчетно-платежные документы;
· выписки казначейства;
· бухгалтерская, налоговая и иная отчетность;
· штатное расписание, приказы руководителя по личному составу и другие документы, являющиеся основанием для оплаты труда;
· государственные контракты и другие договоры, соглашения на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, предусматривающие расходование средств;
· материалы по выбору поставщиков товаров, работ, услуг путем проведения конкурсов, аукционов либо запросов котировок;
· реестр государственных контрактов;
· материалы (результаты) инвентаризаций;
· материалы предыдущих проверок учреждения, проведенных органами государственного финансового контроля;
· правовая, экономическая и статистическая информация, относящаяся к деятельности учреждения;
· другие документы.
Проводимые процедуры
Контролеры могут проверить:
· соответствие деятельности учреждения нормативным правовым актам, а также учредительным документам;
· правильность организации бухгалтерского учета и составления плана финансово-хозяйственной деятельности;
· исполнение плана финансово-хозяйственной деятельности, законность использования средств;
· наличие, законность использования и состояние нефинансовых активов, финансовых активов, дебиторской и кредиторской задолженности;
· исполнение процедур размещения заказов на поставку товаров, оказание услуг и выполнение работ для государственных (муниципальных) нужд, а также исполнение участниками-победителями договорных условий.
Проверка реализации целей учреждения
Еще один элемент, на котором основан внутренний контроль в бюджетном учреждении — проверка реализации целей учреждения.
Требования, установленные учетной политикой учреждения, обязательны для всех структурных подразделений бюджетного учреждения (в том числе выделенных на отдельный баланс) и сотрудников. При наличии в учреждении филиалов, структурных подразделений, осуществляющих самостоятельный учет хозяйственной деятельности, в учетной политике отражаются особенности ведения ими бухгалтерского учета.
Служба внутреннего контроля может проводить проверку реализации целей, ради которых были созданы данные учреждения. Остановимся на основных нюансах этой специфической проверки подробнее. В этом случае проверка может включать рассмотрение:
· документов головного учреждения в части организации производственного (учебного, научного и т. п.) процесса;
· требований к качеству государственных услуг, оказываемых структурными учреждениями;
· лицензий, разрешений и иных документов по обеспечению соответствующих видов деятельности;
· обеспеченности основного персонала материально-техническим оборудованием;
· санитарных и иных норм, установленных для обеспечения производственного процесса в соответствующих отраслях.
Также проверяются:
· учредительные документы учреждения;
· наличие положения о бюджетном учреждении (устава), его регистрацию в соответствующих организациях;
· не ведет ли учреждение деятельность, не предусмотренную учредительными документами;
· соответствуют ли договоры, служебные контракты, должностные регламенты и иные аналогичные документы должностных лиц нормам действующего законодательства;
· наличие документов, подтверждающих выделение в доверительное управление имущества;
· есть ли все необходимые разрешительные документы (лицензии, подтверждения об аттестации, аккредитации) на деятельность, которую ведет учреждение. Все ли требования выполняются в полном объеме.
Проверяются документы руководителя, главного бухгалтера учреждения, материально ответственных лиц, а также сотрудников, принятых на работу в течение проверяемого периода. Результаты контрольных мероприятий отражаются в таблице 5 Пояснительной записки (ф. 0503760).
Источник: Главбух