Отражение персональных данных в актах контрольных мероприятий

М. А. Волчкова

В ходе контрольных мероприятий контролеры изучают документы, содержащие персональные данные о сотрудниках объекта контроля. И если выявлены нарушения, в описании которых необходимо указать фамилию, имя, отчество, должность, трудовые договоры и другие документы, то возникает вопрос о соблюдении законодательства о персональных данных. О том, как сформировать акт с указанием персональных данных и не нарушить законодательство, рассказывает Мария Александровна Волчкова, начальник Контрольно-ревизионного управления администрации города Нижнего Новгорода.

Например, при проверке финансово-хозяйственной деятельности или проверке использования субсидий, предоставленных из бюджета публично-правового образования бюджетным (автономным) учреждениям, и их отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности контролеры изучают вопросы правильности начисления и выплаты заработной платы и использования фонда оплаты труда и т. д. То есть они исследуют и анализируют данные о сотрудниках объекта контроля, в том числе персональные данные.

Как же отразить в актах контрольных мероприятий, а также в представлениях, предписаниях и других документах информацию о сотрудниках проверяемого учреждения и не нарушить Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»? Давайте разбираться.

Персональные данные: кто обрабатывает и как это регулируется

В статье 1 Федерального закона № 152-ФЗ определена сфера регулирования, а именно, отношения, связанные с обработкой персональных данных. Субъектами обработки выступают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, иные государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные организации, юридические и физические лица. Обработка персональных данных может осуществляться с применением средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, а также без использования средств автоматизации при соблюдении определенных условий.

К таким условиям относится возможность осуществления поиска персональных данных по заданному алгоритму, обеспечение доступа к персональным данным, которые зафиксированы на материальных носителях, а также применение к систематизированным собраниям персональных данных, включая картотеки и иные аналогичные массивы информации. Таким образом, закон охватывает все случаи обработки персональных данных независимо от способа их обработки, если он позволяет выполнять операции, аналогичные автоматизированной обработке.