Риски электронного документооборота

Нет заслона от злоупотреблений

Формально подписание такого рода документов отнесено к полномочиям руководителя и главного бухгалтера организации, но трудозатраты, необходимые для подписания электронного документа, многократно превышают существовавшие при бумажном документообороте. Причиной такого положения являются как проблемы с наличием устойчивой связи, так и несовершенство организации электронного документооборота, требующего для ознакомления и подписания одного документа совершения множества переходов из одной опции в другую. Руководители и главные бухгалтеры учреждений, как правило, имеют достаточно высокую загрузку и, соответственно, существенную мотивацию для экономного расходования своего рабочего времени. Поэтому техническое подписание необходимых документов своей электронной подписью руководители обычно перепоручают сотруднику более низкого уровня. Иногда для этого создаются бумажные суррогаты электронных документов. В результате такой «оптимизации» руководитель и главный бухгалтер формально подписанные ими документы не видят и две важнейшие операции, а именно перечисление денежных средств с лицевого счета, открытого в казначействе, на счет в банке и направление перечня получателей денежных средств в банк, осуществляются после подписания документов ненадлежащими лицами. Подобное положение создает предпосылки для различных злоупотреблений.

При бумажном документообороте существует естественный заслон от гипотетических злоупотреблений, поскольку руководитель и главный бухгалтер в удобное для них время и с минимальными трудозатратами могут осуществить контроль добросовестности исполнения своими подчиненными их функций. При безбумажном документообороте сделать это гораздо сложнее. Расчетно-платежная ведомость как единый документ существовать перестала, что повлекло необходимость сопоставления расчетной ведомости с перечнем получателей, отправленным в банк. Перечень получателей сам по себе является только поручением банку исполнить определенную процедуру, направленную на зачисление указанных в нем сумм на счета сотрудников, и не является документом, свидетельствующим об исполнении этого поручения. Подтверждением такого исполнения на практике является соответствующая отметка банка.

Таким образом, руководителю и главному бухгалтеру для контрольных функций необходимо сопоставить расчетную ведомость с документом, исполненным банком. Сделать же это практически невозможно, поскольку исполненный банком документ в учреждении просто отсутствует. Он существует только в базе данных кредитного учреждения, и для ознакомления с ним требуется специальное программное обеспечение. Да и оно позволяет только ознакомиться с его содержимым и распечатать бумажную копию, не являющуюся надлежащим документом. При проведении мероприятий внутреннего государственного финансового контроля вскрытие возможных несоответствий еще более затруднительно, поскольку ревизор не обладает правами, необходимыми для доступа к первичным документам в электронной форме. Документы находятся в базе данных банка, защищенной статьей 26 Федерального закона от 2 декабря 1990 года № 395-1 «О банках и банковской деятельности».

Как считает законодательство?

Попробуем разобраться в этой неоднозначной ситуации с точки зрения существующего законодательства. Отношения в сфере бухгалтерского учета регулируются Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете», иными правовыми актами. В соответствии с частью 1 статьи 9 указанного закона каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются в числе прочего подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пункты 6 и 7 части 2). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (часть 5).

В соответствии со статьей 29 этого же закона первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, а также средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Электронная подпись в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63?ФЗ «Об электронной подписи» представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Таким образом, с точки зрения действующего законодательства при безналичных расчетах с применением зарплатных банковских карт в учреждении должны иметься первичные документы, подтверждающие перечисление банку денежных средств, направление ему перечня их получателей и сумм, причитающихся каждому из них, и подтверждение банком исполнения этого поручения. При этом указанные документы должны отвечать следующим требованиям:

• иметь необходимые реквизиты и подписи (собственноручные или электронные);
• храниться у экономического субъекта, то есть в той организации, которая осуществляет платежную операцию, при этом в случае принятия к учету первичного документа в электронной форме в этой же организации должны иметься средства, обеспечивающие его воспроизведение.

Отсутствие в учреждении указанных выше документов прямо противоречит нормам действующего законодательства и образует объективную сторону правонарушения, предусмотренного статьями 15.11 или 15.15.6 КоАП РФ.

Что делать?

Итак, мы видим признаки системной проблемы. Решение ее, по нашему мнению, возможно путем одновременного принятия мер по двум направлениям, а именно совершенствованию применяемых технических решений и совершенствованию правового регулирования этой сферы электронного документооборота.

По первому направлению представляется целесообразным обеспечить:

1 Надлежащую идентификацию пользователей электронных ресурсов для исключения технической возможности использования электронной подписи ненадлежащими лицами.

2 Сокращение трудозатрат пользователя, необходимых для ознакомления с электронным документом и его подписанием. Это возможно, например, путем создания более дружественного интерфейса, отображающего необходимый документ в форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм.

3 Возможность пользования одной цифровой подписи при работе в различных информационных системах и, как следствие, исключение необходимости иметь одному лицу несколько цифровых подписей выданных различными удостоверяющими центрами.

По второму направлению, то есть в целях совершенствования правовой базы, необходимо внести изменения в правовые акты, регулирующие отношения в сфере бухгалтерского учета и отражающие связанные с внедрением цифровых технологий процессы. Например, на наш взгляд, необходимо обеспечить возможность признания документов, имеющих QR-код, первичными. В данном случае речь идет о QR-коде, который содержит информацию, предусмотренную частью 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Кроме того, следует установить меры административной ответственности за непредставление надлежащих первичных документов в случаях, когда это является обязательным. Например, такие меры могли бы быть применены к банкам за использование систем расчетов, не обеспечивающих получение их клиентами необходимых первичных документов.