НПО «Криста» разработало программный комплекс «Процессный офис», ориентированный на оптимизацию управленческих процессов и деятельности рабочих групп.
Оптимизация процессов — один из ключевых элементов цифровой трансформации управления. Как показывает практика, проводить автоматизацию без предварительной оптимизации нецелесообразно — именно она должна быть первым шагом при переходе от ручного труда к автоматизированному. Благодаря внедрению процессного подхода обеспечивается концентрация внимания на ключевых процессах и возможностях для улучшения, прогнозируемые и соответствующие целям результаты, оптимизация работы за счет совершенствования процессов, эффективного использования ресурсов и устранения межведомственных барьеров.
Процессный подход является основой бережливого производства. Концепция процессного подхода в современных организациях применяется с целью создания горизонтальных связей: подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат.
«Процессный офис» — новое решение, разработанное НПО «Криста» для информационно-аналитического сопровождения оптимизации процессов государственного управления. Решение автоматизирует процессы в течение всего их жизненного цикла (от инициирования до постмониторинга) в соответствии с процессным подходом и региональными нормативными правовыми актами. Основу архитектуры ПК «Процессный офис» составляют средства планирования проекта по внедрению изменений и мониторинг внедрения и эффективности внедренных изменений, а также специализированный портал, выступающий в качестве точки входа и витрины данных.
В инструментарий для анализа текущего процесса и моделирования целевого процесса входит поддержка изображения на схеме вариантов течения процесса (текущего и целевого), анализ потерь по методологии SWIIMTOO, расчет затрат (трудовых и материальных) на реализацию процесса, формирование дэшборда вариантов оптимизационных решений по каждой выявленной причине проблем процесса, планирование внедрения мер по оптимизации (дорожная карта).
К инструментам мониторинга внедрения проекта относятся ввод отчетных сведений о реализации шагов плана внедрения и мониторинг реализации плана внедрения с помощью преднастроенных отчетов: в виде визуализирующих компонентов (например, TimeLine или диаграмма Ганта с указанием текущего статуса реализации каждого шага) или в табличном представлении. Кроме того, система поддерживает хранение различных пользовательских файлов, например со схемами описания текущего и будущего процессов, и другие инструменты.
Для оценки результатов внедрения оптимизационных мероприятий используется совокупность инструментов анализа и мониторинга процесса до оптимизации, а также аналитические отчеты для сравнения показателей до и после оптимизации с запланированными значениями.
Внедрение решения «Процессный офис» в деятельность органов государственной власти имеет ряд ключевых преимуществ. Автоматизация на этапах планирования и разработки проектов снижает трудозатраты до 90%, а удобный функционал вовлечения заинтересованных пользователей позволяет обеспечить участие в оптимизации процессов всех государственных служащих и сотрудников подведомственных учреждений. Кроме того, размещение информации на портале повышает уровень открытости и доступности информации о деятельности процессных офисов и рабочих групп, а информационная поддержка обеспечивает высокое качество планирования и анализа процесса оптимизации.