Как сравнить документы быстро и качественно, рассказывает Андрей Николаевич Межеков, начальник отдела внутреннего контроля и аудита Управления Федерального казначейства по Красноярскому краю

Область применения сравнительного анализа документов при осуществлении контрольных мероприятий

В рамках осуществления проверок деятельности структурных подразделений территориальных органов Федерального казначейства подлежат изучению такие локальные нормативные акты, как Положение о структурном подразделении, должностные регламенты сотрудников, документы, связанные с организацией и осуществлением внутреннего контроля.

Учитывая важность должностного регламента как документа, устанавливающего права, обязанности и ответственность государственного служащего, тщательному анализу подлежит его соответствие примерному должностному регламенту федерального государственного гражданского служащего, утвержденному приказом Федерального казначейства от 14 января 2019 года № 4н. В обязательном порядке должностной регламент сотрудника структурного подразделения проверяется на соответствие закрепленных в нем обязанностей функциям, предусмотренным Положением о структурном подразделении. Следовательно, такие документы подлежат сличению и сравнительному анализу.

Понятийный аппарат в вопросах сравнительного анализа документов

Раскрывая понятия сличения и сравнительного анализа (не имеющие нормативно-правового определения), можно попробовать выделить следующие функционально близкие приемы:

• визуальное сличение — это сравнение, сопоставление и установление сходства;
• контрольное сличение документов — это бухгалтерский, контрольно-ревизионный и аудиторский термин, представляющий собой метод счетной проверки балансов и остатков (инвентаризации), сопоставления фактических затрат с установленными нормами, лимитами, контрольными суммами, а также метод восстановления учета;
• сравнительный анализ документов — это исследование (экспертиза) документов путем полной либо частичной их выверки (вычитки) на предмет соответствия между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует, наличия ошибок и опечаток в тексте.

Просматриваются три вида сравнительного анализа документов:

а) визуальное сравнение документов на бумажных носителях;

б) сравнение документа на бумажном носителе и электронного документа (на мониторе компьютера);

в) сравнение электронных документов.

При использовании первых двух способов нельзя исключить человеческий фактор, поэтому велика вероятность ошибок. Также они малоприменимы в условиях проведения камеральной проверки.

Сравнение электронных документов можно осуществить двумя методами:

• метод органолептического анализа (визуальное сличение текстов документов, выведенных на один или два монитора);
• автоматизированный метод сравнительного анализа (на основе использования алгоритмов специализированного прикладного программного обеспечения).

Помимо очевидного преимущества, предоставляемого возможностью объективного и полного сравнения проверяемого документа, автоматизированное сравнение документов позволяет отображать его результаты как в электронном, так и в печатном виде.

Автоматизация процесса сравнительного анализа документов

Каким же образом можно осуществить автоматизированный сравнительный анализ текста документа? В настоящее время в доступной для государственных органов номенклатуре прикладного программного обеспечения таких прикладных программ не наблюдается либо такое ППО доступно в ограниченном количестве, при урезанном функционале и с перспективой прекращения действия лицензии на их использование в связи с уходом ППО с российского рынка (например, продукты компании ABBYY).

В целом на рынке программных продуктов такое ППО есть. Существуют отечественные и зарубежные корпоративные решения и онлайн-сервисы, предлагающие услуги сравнения документов в одинаковых или разных текстовых форматах, таких как: Word — Word, PDF — PDF, Word — PDF. Однако ввиду отсутствия такого ППО среди разрешенных к использованию программных продуктов данная информация несет общеразвивающий и перспективный характер.