Как сравнить документы быстро и качественно, рассказывает Андрей Николаевич Межеков, начальник отдела внутреннего контроля и аудита Управления Федерального казначейства по Красноярскому краю

Область применения сравнительного анализа документов при осуществлении контрольных мероприятий

В рамках осуществления проверок деятельности структурных подразделений территориальных органов Федерального казначейства подлежат изучению такие локальные нормативные акты, как Положение о структурном подразделении, должностные регламенты сотрудников, документы, связанные с организацией и осуществлением внутреннего контроля.

Учитывая важность должностного регламента как документа, устанавливающего права, обязанности и ответственность государственного служащего, тщательному анализу подлежит его соответствие примерному должностному регламенту федерального государственного гражданского служащего, утвержденному приказом Федерального казначейства от 14 января 2019 года № 4н. В обязательном порядке должностной регламент сотрудника структурного подразделения проверяется на соответствие закрепленных в нем обязанностей функциям, предусмотренным Положением о структурном подразделении. Следовательно, такие документы подлежат сличению и сравнительному анализу.

Понятийный аппарат в вопросах сравнительного анализа документов

Раскрывая понятия сличения и сравнительного анализа (не имеющие нормативно-правового определения), можно попробовать выделить следующие функционально близкие приемы:

• визуальное сличение — это сравнение, сопоставление и установление сходства;
• контрольное сличение документов — это бухгалтерский, контрольно-ревизионный и аудиторский термин, представляющий собой метод счетной проверки балансов и остатков (инвентаризации), сопоставления фактических затрат с установленными нормами, лимитами, контрольными суммами, а также метод восстановления учета;
• сравнительный анализ документов — это исследование (экспертиза) документов путем полной либо частичной их выверки (вычитки) на предмет соответствия между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует, наличия ошибок и опечаток в тексте.

Просматриваются три вида сравнительного анализа документов:

а) визуальное сравнение документов на бумажных носителях;

б) сравнение документа на бумажном носителе и электронного документа (на мониторе компьютера);

в) сравнение электронных документов.

При использовании первых двух способов нельзя исключить человеческий фактор, поэтому велика вероятность ошибок. Также они малоприменимы в условиях проведения камеральной проверки.

Сравнение электронных документов можно осуществить двумя методами:

• метод органолептического анализа (визуальное сличение текстов документов, выведенных на один или два монитора);
• автоматизированный метод сравнительного анализа (на основе использования алгоритмов специализированного прикладного программного обеспечения).

Помимо очевидного преимущества, предоставляемого возможностью объективного и полного сравнения проверяемого документа, автоматизированное сравнение документов позволяет отображать его результаты как в электронном, так и в печатном виде.

Автоматизация процесса сравнительного анализа документов

Каким же образом можно осуществить автоматизированный сравнительный анализ текста документа? В настоящее время в доступной для государственных органов номенклатуре прикладного программного обеспечения таких прикладных программ не наблюдается либо такое ППО доступно в ограниченном количестве, при урезанном функционале и с перспективой прекращения действия лицензии на их использование в связи с уходом ППО с российского рынка (например, продукты компании ABBYY).

В целом на рынке программных продуктов такое ППО есть. Существуют отечественные и зарубежные корпоративные решения и онлайн-сервисы, предлагающие услуги сравнения документов в одинаковых или разных текстовых форматах, таких как: Word — Word, PDF — PDF, Word — PDF. Однако ввиду отсутствия такого ППО среди разрешенных к использованию программных продуктов данная информация несет общеразвивающий и перспективный характер.

В государственных органах разрешены к использованию офисные пакеты (далее — офисное ПО), например Microsoft Office и «Р7-Офис», располагающие функциями сравнения документов.

Текстовый редактор «Microsoft Word» (2010)

Рассмотрим возможность осуществления сравнительного анализа текста проверяемого документа в текстовом редакторе «Microsoft Word» (2010).

В данном примере в результате проведенного автоматизированного сравнительного анализа в должностном регламенте начальника территориального отдела выявлено несоответствие формулировки возложенных обязанностей требованиям Положения об отделе (и формулировке примерного должностного регламента начальника отдела, утвержденного локальным актом ТОФК). Вместо предписываемой обязанности «организации» процесса приема и проверки документов в должностном регламенте начальника отдела (в пункте 8.2) указано «осуществление» процесса (рисунки 1–3).

Офисное ПО «Р7-Офис»

Офисное ПО «Р7-Офис» является лицензированной отечественной разработкой. Его возможности автоматизированного сравнения текста не уступают офисному ПО Microsoft Office. В результате проведенного автоматизированного сравнительного анализа текстов в редакторе документов «Р7-Офис» ошибка в пункте 8.2 должностного регламента также успешно выявлена (рисунки 4–6).

Особенности и проблемы проведения автоматизированного сравнительного анализа документов

Особенность сравнения должностного регламента с положением об отделе заключается в необходимости выбора соответствующих частей текста для сохранения логики автоматизированного анализа. В данном случае были созданы файлы, содержащие только перечень функций отдела (Положение об отделе) и обязанности начальника отдела (должностной регламент).

В случае автоматизированного сравнительного анализа однородных по форме и структуре документов (например, Карты внутреннего контроля разных отчетных периодов) такие манипуляции не потребуются. Примеры результатов представлены на рисунках 7 и 8.

При осуществлении автоматизированного сравнительного анализа в рамках проведения контрольных и аудиторских мероприятий следует учитывать вероятность некорректности автоматизированного сравнения текстовых (Word) и графических (PDF, Tiff, jpeg и др.) документов.

Разнообразные отечественные и зарубежные программные продукты реализуют в таком случае двухэтапное решение: сначала преобразование графического изображения в машиночитаемый текстовый формат (распознавание текста), затем сравнение двух текстовых файлов. Однако данное преобразование превращает электронный графический образ документа в не имеющую юридической силы интерпретацию, зачастую искаженного содержания. Кроме того, любое отличие в форматировании таких сравниваемых документов послужит непреодолимым техническим препятствием для их корректного автоматизированного сравнения.

В отношении электронных документов текстового формата необходимо также отметить, что юридически значимыми являются только те из них, которые оформлены в установленном порядке, содержат электронную подпись и включены в электронный документооборот, например как это предусмотрено Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства.

Заключение

Используемые в ТОФК образцы офисного программного обеспечения вполне способны решить задачу автоматизированного сравнения текстовых документов. Вместе с тем являются перспективными решения:

• по включению в перечень разрешенных к использованию программных продуктов отечественных образцов ППО, имеющих функционал корректного сравнения текстов;
• по внедрению в ведомственное ППО государственного органа функционала распознавания текста (например, в виде дополнительных модулей).

Также вызывает интерес техническая реализация возможности последующего экспорта должностных регламентов гражданских служащих (или частей их текста) из ведомственного ППО в подсистему учета кадрового состава федеральной государственной информационной системы «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (пункт 9 Положения о федеральной государственной информационной системе «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации»).

При этом представляется важным установление в Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства единых требований по документообороту положений о структурных подразделениях, а также должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих.